[Dossier] Faites le ménage et réorganisez-vous

Vincent Lecomte

Il arrive un jour où vous vous rendez compte que votre boite mail est pleine, que vos documents sont éparpillés un peu partout, et qu’il ne vous reste plus suffisamment d’espace disque. De plus, aucune sauvegarde n’a été réalisée, ce qui signifie que vous pouvez tout perdre à tout moment. Voici un petit guide qui vous donnera quelques conseils pour nettoyer, trier, et optimiser au mieux votre espace.

Votre boite aux lettres

Le premier problème concerne les mails : ils s’accumulent et prennent inutilement de l’espace disque, que ce soit en local ou à distance. De plus, cela est un peu plus gênant si on travaille sur un serveur (de type Exchange par exemple) sur lequel l’administrateur a défini un quota. Cela devient un véritable inconvénient lorsqu’il n’y a aucune limite imposée. Pourquoi ? Parce que les gens ont un sentiment de totale liberté et cela entraine qu’ils veulent tout conserver.

En résumé, le fait de tout conserver apporte les inconvénients suivants :

  • Cela augmente la difficulté d’effectuer une recherche précise d’un objet.
  • Cela accroit la consommation de l’espace disque, à distance, mais bien souvent en local, comme il est possible de télécharger ses mails via un client comme Outlook.
  • Et enfin, il est plus difficile de sauvegarder ou de restaurer des boites mails lorsqu’elles sont conséquentes, encore plus si elles contiennent des objets corrompus.

Voici quelques conseils utiles :

  • Supprimez les mails qui commencent à dater. En effet, se servir d’un e-mail comme preuve est assez compliqué, donc cela ne vous servira à rien de conserver la plupart de vos mails reçus il y a 4 ans.
  • Si vous ne souhaitez pas supprimer ces mails, créer des règles d’archivage, surtout si vous utilisez un client mail (il s’agit d’un logiciel permettant d’envoyer et de recevoir des mails). Cette possibilité existe dans Outlook : au préalable, dans les options du compte, il faut avoir créé ce qu’on appelle des “dossiers personnels“. Ensuite, sur chaque dossier (ex : Boite de réception), on effectue un clic droit, puis on choisit l’option “Propriétés“. Il faut alors se rendre dans l’onglet “Archivage automatique” et régler les paramètres à sa guise. Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, consultez la KB830119 de Microsoft.
  • Supprimez les mails qui peuvent faire doublon et ne conservez que la dernière conversation. Quatre mails peuvent vite devenir un seul et vous obtenez toute la discussion en une seule fois.
  • Supprimez les pièces jointes des mails ou directement ceux qui en contiennent. Les fichiers, quelle que soit leur taille, n’ont pas leur place dans la boite aux lettres.
  • Créez des sous-dossiers dans votre boite de réception, pour réorganiser votre courrier électronique, afin d’accélérer vos futures recherches.
  • Supprimez régulièrement les éléments dans votre corbeille (alias “éléments supprimés”). En effet, dans le cas d’un serveur comme Lotus ou Exchange, le courrier que vous supprimez est conservé, en local mais aussi à distance, ce qui consomme une fois de plus, de l’espace disque des deux côtés.
  • Supprimez également certains éléments envoyés (qui font partie d’une discussion). Cela fait référence au troisième conseil ci-dessus.

Avec toutes ces astuces, vous gagnerez en espace et en temps.

Vos documents stockés localement

Le second problème concerne vos documents enregistrés sur votre machine : à force d’accumuler ceux-ci, votre organisation laisse peut-être à désirer. Vous risquez alors de vous retrouver avec des logiciels, des textes, des images, un peu à tous les endroits, jusqu’au jour où vous oublierez que ces éléments existent. C’est comme pour les mails : vous perdrez du temps et votre espace disque sera utilisé à mauvais escient.

Ainsi, appliquez les méthodes suivantes :

  • Réorganisez votre arborescence dans le dossier des documents en créant des sous-dossiers. Par exemple, créez un dossier “Entreprise” avec des sous-dossiers comme “Notes de frais”, “Formulaires”, “Procédures”, “Documentation logiciels”, etc, afin de stocker tous vos fichiers liés au travail. Créez un autre dossier “Personnel” avec des sous-dossiers “Articles”, “Lettres”, “Publipostage”, “Privé”, afin de stocker tous les documents qui sont liés à votre vie de tous les jours. A vous de choisir l’organisation qui vous plait le plus…
  • Utilisez les dossiers prédéfinis par votre système : par exemple, utilisez le dossier “Mes images” pour vos photos, “Mes vidéos” pour vos films et séries, et “Ma musique” pour vos morceaux ou vos disques extraits. Notez que le premier conseil vaut toujours pour réorganiser au mieux ces emplacements.
  • Triez vos photos par date, ou, si vous êtes fainéant, utilisez un logiciel dédié pour effectuer l’opération à votre place. Il en existe pas mal, et vous pourrez déjà en trouver certains d’entre eux dans la section “gestion de photos numériques” sur Clubic.
  • Traquez les doublons, que ce soit dans votre musique, dans vos images ou dans vos documents.
  • Recherchez les fichiers inutiles comme des installateurs de logiciels, que vous pourrez sauvegarder sur un support externe (disque dur, DVD, CD, clé USB). Attention, la clé USB étant moins fiable en durabilité, ne stockez rien d’important sur celle-ci.
  • Supprimez les documents qui vieillissent au fin fond de votre machine.

Toutes ces opérations rendront votre vie bien meilleure et vous ne compterez plus les heures qui étaient perdues auparavant. Votre disque se sentira mieux : en organisant correctement vos dossiers et en éliminant tous les fichiers en double, en sauvegardant des installateurs sur un support externe, vous gagnerez très certainement en espace.

Sauvegardez régulièrement

Plus la technologie avance et plus elle est sensible. Personne n’est à l’abri de pannes. Il est donc important de sauvegarder régulièrement sur un support externe afin d’avoir une copie supplémentaire. En cas de crash, vous n’aurez pas de goût amer dans la bouche, car il vous sera possible de restaurer vos données, et ce assez rapidement.

Si vous possédez une clé USB, vous pouvez y stocker vos documents utilisés régulièrement. Cette solution apporte de la portabilité, plus qu’avec un disque dur portable, mais elles ont une durée de vie plus faible par rapport à ce dernier. Méfiance donc !

En entreprise, il arrive que l’on vous fournisse un espace de stockage, d’une certaine taille. Si vous pouvez l’utiliser, n’hésitez pas mais allez-y avec parcimonie. Le conseil qui revient le plus souvent est : attention à ce que vous consommez, surtout que cet emplacement n’est pas vraiment le vôtre.

Autre astuce : si vous avez une connexion suffisamment performante, vous pouvez vous inscrire sur un service de stockage en ligne. Il en existe beaucoup, et si vous souhaitez un comparatif, en voici un datant de 2011 : le cloud – des solutions de stockage en ligne.

Avez-vous bien assimilé tout cela?

Dans ce cas, commencez dès maintenant à changer vos “mauvaises” habitudes, car si vous patientez trop longtemps, vous risquez de vous retrouver avec une trop grosse charge de travail et la seule solution sera alors de reporter à plus tard, ce qui n’est franchement pas recommandé.

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